Oleh Bambang Kussriyanto
Mengingatkan Kembali: dalam sesi yang lalu dalam proses Perencanaan kita sampai pada pembuatan Kartu Kegiatan.
| Nama kegiatan:
Acuan Misi: Maksud Kegiatan: Siapa target yang dilibatkan: Hasil yang diharapkan: Komponen Kegiatan: Catatan: Prioritas Kegiatan Taksiran Biaya: |
Dari proses partisipatif kita mungkin menghasilkan banyak ide yang dituangkan dalam Kartu Kegiatan. Ini menjadi salah satu modal kita untuk lanjut pada sesi selanjutnya tentang Organizing.
Catatan tentang sifat proses partisipatif:
Berangkat dari Luk 22: 24-27 amanat pelayanan.
Gereja sebagai Lembaga mempunyai sifat yang berbeda dari Lembaga-lembaga dunia yang lain. Konstitusi Konsili Vatikan II tentang Gereja (Lumen Gentium, LG) memandang Gereja pertama-tama sebagai misteri (tanda ungkapan kasih Allah) (LG Bab I) berbentuk himpunan umat Allah (LG Bab II) yang anggotanya mempunyai martabat dan tanggungjawab yang sama (LG Bab III, art 32), walau berbeda-beda fungsinya. Semua menurut kedudukan dan kompetensinya wajib memberi sumbangsih “supaya rencana keselamatan Ilahi semakin mencapai semua orang di segala zaman dan di mana-mana” … sekadar kemampuan mereka (LG art 33).
Seluruhnya merupakan “partisipasi” pada tugas perutusan Yesus Kristus.
Sinode Para Uskup 1985 yang mengerucutkan faham eklesiologi Konsili Vatikan II sebagai “komunio” mengangkat pola kolegialitas dalam Gereja yang nyata dalam hubungan para Uskup dan Paus, sekali gus sebagai pola partisipasi umum seluruh kaum beriman.
Dengan demikian paham kepemimpinan dalam Gereja selain bersifat pelayanan sekaligus kolegial partisipatif, bukan hanya dalam pelaksanaan tugas, tetapi juga dalam pengambilan keputusan.
Konteks praktek kearifan local : Rembug Desa, Musyawarah untuk mufakat, Gotong Royong.
Sekarang mari kita lanjutkan dengan Organizing.
Dari sesi pertama tentang empat rangkaian kegiatan yang membentuk proses manajemen modern, Organizing adalah proses memastikan terpenuhinya kebutuhan sumberdaya dan pengaturannya dalam struktur komunikasi menurut wewenang dan tanggungjawab atas kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan untuk memutar roda aktivitas. Pengaturan sumberdaya itu meliputi sumberdaya manusia, sumber daya fisik dan material, sumberdaya informasi dan anggaran (penghimpunan dan pengalokasian dana) keuangan. Hasil dari proses pengorganisasian adalah jadwal kegiatan, struktur organisasi pelaksana, peta proses kegiatan dengan segala aspeknya (system), prosedur-prosedur, serta jadwal penggunaan sarana fisik, pengadaan material dan dana, serta sasaran hasil-hasil yang diharapkan pada tiap-tiap termijn (kurun waktu kegiatan), pola komunikasi pelaporan kemajuan, dan titik-titik pemantauan dan pengendalian (control) dengan sarana-sarananya (controls).
- Yang pertama kita lakukan adalah dalam proyek bersama secara partisipatif kita menyusun daftar dari “kegiatan yang telah kita tuangkan dalam Kartu Kegiatan” ke dalam kerangka waktu. Buat rangkaian dua belas kertas plano (ukuran kertas koran), di mana masing-masing lembar kertas mewakili waktu satu bulan. Tuliskan nama tiap lembar kertas sesuai nama bulan berurutan. Januari, Februari… hingga Desember. Tandai tonggak-tonggak masa penting menurut Kalender Liturgi Gereja, misalnya Paskah dan Natal lalu Hari Paroki. Bentangkan rangkaian itu sepanjang dinding, lalu tempelkan Kartu Kegiatan-Kartu Kegiatan pada lembar kertas yang di anggap tepat. Dari sini kita mendapatkan “rancangan jadwal kegiatan”.
Jika kita punya kelonggaran waktu dan kesabaran, dapat diterapkan pola “story-telling” untuk menghidupkan suasana, di mana “Kartu Kegiatan” yang dijajar dilengkapi dengan elemen “imagery” menjadi gambar yang “worth a thousand words” (praktek yang biasa dilakukan di kalangan Lembaga Swadaya Masyarakat).
2) Selanjutnya adalah bagi-tugas untuk rangkaian kegiatan dari Januari hingga Desember.
Istilah bagi-tugas (division of work) adalah istilah top-down.
Sedangkan dalam pola partisipatif keikutsertaan berperan horizontal, praktek ini adalah ikut “ambil tanggungjawab” tertentu sesuai bidang minat dan kemampuan (dulu dalam Tritugas Kristus menguduskan, mengajar, melayani sebagai akarnya; sekarang dalam Panca Tugas Gereja, yaitu Tritugas Kristus + Membangun Persekutuan dan Menjadi Saksi Kristus di dunia).
LG 30 “Para gembala… membimbing kawanannya sedemikian rupa sehingga mereka semua bekerja sama”.
Dengan mengingat struktur Dewan Pastoral Paroki Inti yang ada, Kartu Kegiatan tertentu menjadi tanggungjawab bidang/seksi apa.
Beri tanda dengan warna yang berbeda untuk tiap-tiap bidang, misalnya bidang persekutuan warna merah, bidang pewartaan warna biru, bidang liturgi warna kuning, bidang pelayanan sosial warna hijau, dan warna ungu untuk bidang kesaksian.
Catatan, ada kegiatan yang dikeroyok Bersama-sama semua bidang misalnya Perayaan Paskah dan Perayaan Natal. Sering diwujudkan dengan pembentukan Panitia Khusus. Mungkin akan ada ide dalam kartu -kegiatan yang merupakan saran kegiatan baru yang tidak diambil siapa-siapa. Jangan ditanggalkan. Tandai untuk dipikirkan bersama-sama. Dari sini kita mendapatkan “Daftar Penanggungjawab” menurut struktur yang ada.
Peneguhan alkitabiah : Gal 6:2-10
Dari sesi pertama lagi kita ingat: Organizing meliputi penentuan rentang kendali (lingkup tanggungjawab), penugasan dan delegasi wewenang untuk setiap aktivitas, setelah membagi – bagi pekerjaan menjadi rangkaian tugas spesifik, dan menentukan siapa yang bertanggungjawab atas tiap-tiap kegiatan tugas.
Dengan diadakannya garis-garis delegasi yang jelas setiap penanggungjawab kegiatan mempunyai wewenang khas jangan sampai tumpang tindih satu sama lain, dan jangan sampai terjadi kerancuan yang memungkinkan campur tangan pihak yang tidak kompeten yang berpotensi menimbulkan kekacauan dan disrupsi bahkan penghentian proses kerja.
Pada titik ini dalam pengorganisasian penting diperhatikan “keseimbangan” di antara bidang-bidang/seksi. Jangan sampai satu bidang/seksi terlalu “gemuk” dengan begitu banyak kegiatan, sedang bidang/seksi tertentu “kurus” dengan jumlah kegiatan yang terlalu sedikit.
3) Kutip kumpulan “Kartu Kegiatan” yang masuk dalam tanggungjawab satu bidang entah Persekutuan, Pewartaan, Liturgi, Pelayanan Sosial entah Kesaksian.
Rundingkan dan bagikan di antara seksi-seksi yang ada dalam tiap Bidang.
Struktur dalam Paroki bukanlah “template” organisasi yang mati, melainkan hidup dan berkembang, istilahnya, suatu organisme. Maka tergantung kebutuhan penyelenggaraan kegiatan, bisa ditambah, bisa dikurangi. Yang penting berada dalam “rentang kendali” yang logis dan dalam tatanan sistemik.
Sebaliknya dalam pengorganisasian bisa dibuat matriks dukungan bagi kelancaran berbagai-bagai rumpun dan bidang kegiatan sebagai kontribusi kerjasama kemudahan (bukan “ngisruh”), bukan dimaksudkan untuk campur aduk, merancu urusan proper (proporsi) masing-masing bidang yang justru merupakan tindakan yang menimbulkan constraint atau kendala.
Di sini maksudnya sesuatu kegiatan dapat ditangani oleh beberapa seksi; satu seksi adalah penanggungjawab utama, seksi yang lain menjadi penunjang. Misalnya Kegiatan Penerimaan Sakramen Komuni Pertama, Kursus Persiapan adalah tanggungjawab utama Seksi Pewartaan, tetapi ketika menerangkan Tata-Upacara Ekaristi, seksi Liturgi membantu. Sedang ketika Penerimaan Komuni Pertama, penanggungjawab utama adalah Seksi Liturgi, sedang Seksi Pewartaan membantu.
4) Setelah Jadwal Kegiatan dan Penanggungjawab masing-masing, bersama-sama dan partisipatif, pikirkan bahan dan dana yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan sesuai jadwalnya. Ini akan menjadi jadwal penyediaan bahan dan dana. Prinsip rencana anggaran adalah selonggar-longgarnya maka ada pos anggaran tidak terduga; tetapi prinsip pelaksanaan anggaran nanti adalah sehemat-hematnya. Dalam bagian proses ini DPP mengundang wakil dari Badan Pengurus Dana Gereja (BPDG) untuk ikut memberi panduan tentang pendanaan menurut ketentuan keuangan yang berlaku.
Lihat Juga: MANAJEMEN RASIONAL SEDERRHANA DI PAROKI 2
5) Selanjutnya, setelah Jadwal Kegiatan, Ketentuan Penanggungjawab, dan Jadwal Anggaran, pertimbangkan kembali: Mana-mana Kegiatan yang diprioritaskan.
Tandai Kegiatan Prioritas I, Prioritas II, Prioritas III dan Prioritas IV.
Prioritas I adalah wajib harus dilaksanakan sesuai jadwal.
Prioritas II adalah perlu dan penting dilaksanakan namun jadwal bisa diubah.
Prioritas III adalah penting dilaksanakan jika syarat keperluan bisa dipenuhi.
Prioritas IV adalah yang bisa ditunda pelaksanaannya sampai situasi memungkinkan. Kita menimbang aspek probabilitas “keterlaksanaan” rencana-rencana.
6) Tentukan sistem pelaporan pelaksanaan kegiatan untuk pemantauan dan pengendalian. Maksudnya agar jika terjadi masalah dan kendala dapat diatasi bersama. Kapan rapat untuk membicarakan work-on-progress dan kendalanya. Kapan laporan harus disampaikan.
7) Akhiri proses ini dengan membuat ritual janji bersama dengan bergandengtangan dalam lingkaran, membuat komitmen untuk melaksanakan Jadwal Kegiatan, Ketentuan Tanggungjawab dan Rencana Anggaran dengan sebaik-baiknya, konkret dan konsekuen, untuk kebaikan seluruh warga paroki, dengan memohon pertolongan Allah. Mungkin disertai yel-yel yang memotivasi.
Kita menyadari bahwa keterlibatan semua orang dalam tugas-tugas Gerejawi adalah bersumber dari kesukarelawanan. Pelaksana tugas tidak digaji. Tetapi demi jalannya kegiatan yang seirama, jangan sampai timpang, diperlukan disiplin pribadi melaksanakan komitmen bersama. Untuk itulah ritual janji bersama ini penting.
7) Dokumentasikan dengan jelas seluruh hasil proses ini.
Berdasarkan dokumentasi ini Bidang/Seksi yang bertanggungjawab atas Kegiatan-kegiatan selanjutnya akan membuat rencana-rencana dan prosedur Bidang/Seksi masing-masing yang lebih rinci/detail.
Demikian secara garis besar kita melaksanakan proses pengorganisasian secara partisipatif. [Ada banyak aspek yang dibicarakan lisan, tidak tertulis di sini]
[BERSAMBUNG]