Oleh Bambang Kussriyanto

Pada awal tahun 2000 saya diminta memberikan panduan singkat untuk penerapan manajemen rasional bagi utusan-utusan Dewan Pastoral Paroki se Keuskupan Malang. Pertama, supaya langkah pastor paroki dalam manajemen paroki nyambung dan bersambut dengan dinamika anggota Dewan Pastoral Paroki (DPP). Sebelumnya, para pastor paroki sudah mendapat penataran Manajemen Rasional dari Pak Winoto Doeriat. Karena Pak Winoto Doeriat dulu adalah senior saya di Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Manajemen (LPPM) Jakarta, bekal semangat dan filosofi manajemen kami kurang lebih sama, dan saya mengusahakan penerusan bahan penataran yang seirama untuk para anggota DPP. Setelah melihat handout bahan yang ia berikan kepada para pastor,  saya membuat handout yang lebih sederhana untuk para anggota DPP. Suatu kerangka pemahaman dan praktek yang dimaksudkan pertama untuk diterapkan di paroki sendiri. Kedua untuk menyamakan pola pikir dan persepsi tatakelola paroki -paroki untuk dialog menjelang diadakannya Sinode Keuskupan Malang tahun 2002.

Karena permintaan beberapa kentunganensis anggota Ikafite (dan utamanya dorongan Rm John Turing), bahan hand-out lama yang pernah saya sampaikan saya revisi untuk disajikan kembali dalam bentuk tulisan, agar dapat dimanfaatkan khalayak yang lebih luas

Bahan yang saya berikan pertama-tama pengertian dasar mengenai Proses Manajemen Rasional yang lazim berlaku di semua ragam organisasi. Suatu kelaziman umum daur proses POAC (planning, organizing, actuating, controlling).

Perencanaan (Planning)

Perencanaan atau planning adalah upaya memetakan apa saja yang hendak dicapai organisasi dan cara bagaimana mencapai rangkaian sasaran tersebut, baik sebagai keseluruhan maupun per bidang kegiatan. Planning merupakan fungsi utama dan pertama dalam tatakekola organisasi dan menjadi lokus fokus kegiatan para pemimpin. Di dalam planning, pemimpin mengarahkan perhatian ke masa depan, “Inilah semua yang hendak kita capai dan berbagai kegiatan yang akan kita lakukan untuk mewujudkannya”.

Perencanaan yang menyiapkan rel atau peta jalan bagi aktivitas organisasi, baik secara keseluruhan maupun bagian-bagian, meliputi pengambilan keputusan atas pilihan pilihan-pilihan sasaran yang akan dicapai organisasi dan pilihan aktivitas untuk mencapainya di masa depan, setidaknya untuk jangka pendek (enam bulan atau satu tahun), jangka menengah (tiga tahun), maupun jangka panjang (lima tahun atau lebih) dengan memperhitungkan peluang di luar dan kemampuan yang ada dalam organisasi. Planning sangat penting karena hasilnya adalah rencana kerja yang menjadi dasar untuk menggerakkan semua fungsi dalam organisasi agar efektif dan efisien, dan menjadi acuan untuk proses  selanjutnya yaitu pengaturan, pelaksanaan dan pengendalian.

Organizing (Pengorganisasian)

Organizing adalah langkah berikut dalam tatakelola, yaitu proses memastikan terpenuhinya kebutuhan sumberdaya dan pengaturannya dalam struktur komunikasi menurut wewenang dan tanggungjawab atas kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan untuk memutar roda aktivitas. Pengaturan sumberdaya itu meliputi sumberdaya manusia, sumber daya fisik dan material, sumberdaya informasi dan anggaran (penghimpunan dan pengalokasian dana) keuangan.

Hasil dari proses pengorganisasian adalah jadwal kegiatan, struktur organisasi pelaksana, peta proses kegiatan dengan segala aspeknya (system), prosedur-prosedur, serta jadwal penggunaan sarana fisik, pengadaan material dan dana, serta sasaran hasil-hasil yang diharapkan pada tiap-tiap termijn (kurun waktu kegiatan), pola komunikasi pelaporan kemajuan, dan titik-titik pemantauan dan pengendalian (control) dengan sarana-sarananya (controls).

Organizing meliputi penentuan rentang kendali (lingkup tanggungjawab), penugasan dan delegasi wewenang untuk setiap aktivitas, setelah membagi – bagi pekerjaan menjadi rangkaian tugas spesifik, dan menentukan siapa yang bertanggungjawab atas tiap-tiap kegiatan tugas. Dengan diadakannya garis-garis delegasi yang jelas setiap penanggungjawab kegiatan mempunyai wewenang khas jangan sampai tumpeng tindih satu sama lain, dan jangan sampai terjadi kerancuan yang memungkinkan campur tangan pihak yang tidak kompeten yang berpotensi menimbulkan kekacauan dan disrupsi bahkan penghentian proses kerja. Sebaliknya dalam pengorganisasian bisa dibuat matriks dukungan bagi kelancaran berbagai-bagai rumpun dan bidang kegiatan sebagai kontribusi kerjasama kemudahan (bukan “ngisruh”), bukan dimaksudkan untuk  campur aduk, merancu urusan proper (proporsi) masing-masing bidang yang justru merupakan tindakan yang menimbulkan  constraint atau kendala.

Actuating atau activating

Actuating adalah peran tiap pemimpin dan para penanggungjawab masing-masing bidang kegiatan menurut jadwal kerja menggerakkan seluruh komponen melaksanakan tugas mencapai tujuan organisasi dan etape-etape sasaran yang dipercayakan kepada masing-masing satuan. Actuating atau activating adalah implementasi rencana.

Actuating membuat urutan rencana diatas kertas menjadi tindakan nyata dan teknis dalam organisasi. Dalam aktivasi ini tugas pemimpin menurut bidang kompetensi dan wewenang teknisnya masing-masing adalah leading dengan directing (memberi pengarahan menuju sasaran), mengembangkan semangat kerjasama dan menguatkan tim (teamwork), memberi petunjuk teknis (coaching), mengusahakan kelancaran proses kerja, mengusahakan keselarasan irama antar unit kerja, memastikan ketersediaan input baik alat maupun material yang diperlukan, melakukan koordinasi informasi dengan bidang lain, memberi motivasi dan dorongan semangat mengikuti prosedur-prosedur dan instruksi langkah-langkah kerja yang dibakukan di tiap-tiap bidang.

Controlling atau Pengendalian

Controlling atau pengendalian adalah upaya dengan jadwal, cara dan sarana-sarana yang tepat, untuk memastikan bahwa kinerja seluruh system proses kegiatan berjalan sesuai dengan rencana. Maka rencana kerja menjadi dasar untuk kegiatan pemantauan dan pengendalian, yang ditetapkan pada titik-titik tertentu dalam proses.

Tujuan pengendalian dan sarana-sarana pengendalian bukan mencari-cari kesalahan melainkan optimasi kelancaran proses dengan pertama-tama mencegah terjadinya penyimpangan proses dari prosedur dan peta jalan pencapaian sasaran, selanjutnya untuk membantu menjaga keseimbangan proses atau meningkatkan kelancaran proses aktivitas, jika perlu dengan membantu memecahkan masalah (problem solving) yang mengganggu jalannya proses kegiatan. Berkaitan dengan pemecahan masalah ini sering digunakan pola P-D-C-A (Plan-Do-Check-Action) sebagai roda kecil dalam tatakelola teknis dalam tiap-tiap ragam kegiatan. Masukan dari hasil pengendalian dapat menjadi umpan balik untuk revisi rencana awal menjadi rencana baru yang lebih realistis, entah pengurangan (negatif) entah penambahan (positif).

Setelah perkenalan umum keempat proses pokok tatakelola organisasi dalam sesi pembukaan ini, saya akan masuk ke dalam penerapan praktis pada organisasi pastoral paroki dalam sesi-sesi selanjutnya. [Bersambung]